Paradigma: Processos Complexos com Soluções mais Simples

A cada dia que passa os processos empresariais vão se tornando cada vez mais complexos, e também mais minuciosos em termos de detalhes, pois o diferencial de um negócio pode estar num detalhe do processo.

Dentro desta questão os softwares de ERP tem caminhado na mesma linha, com estruturas tecnológicas cada vez mais complexas e sofisticadas, consequentemente utilizando se de tecnologias nem sempre amadurecidas, o que muitas vezes acaba impactando no dia a dia da operação.

O fato é que a aplicação destes ERPs "sofisticados" tem um custo elevadíssimo, e nem sempre atinge os resultados esperados, justamente pelos pré requisitos demandados para uma "boa implantação" do mesmo, e isso acaba incorrendo em desgastes elevados, onde a implantação na maioria nao chega ao ponto ideal, ou não chega do final planejado.

Outro ponto não menos importante, é o tempo que o ERP demora para amadurecer dentro da organização, muitas vezes levando anos, sendo que nos dias atuais, os processos chegam a mudar em periodos mensais, ou seja, este descompasso, nem sempre é possivel de se acompanhar pelo ERP, já que mudanças são custosas, e nem sempre vale apena.

Soluções complextas também carece de profissionais altamente especializados, onde é impossível uma unica pessoa conhecer toda a solução, ou seja, o conhecimento fica distribuido em várias pessoas, e ai, o grande e enorme desafio, é compor uma equipe que seja compatível com o conhecimento exigido por um projeto específico. Alguns grandes fornecedores acabam trazendo especialistas de outros países, que nem sempre entendem a cultura empresarial do Brasil, o que muitas vezes, desenham soluções muito injessadas para um país onde a flexibilidade é essencial para estar e continuar "competitivo".

Diante deste cenário, trago a tona o uso de soluções mais "Simples" mesmo para problemas complexos, pois aqui também cabe aquela velha frase: "O ótimo é inimigo do bom !". Resumindo, a solução básica não atende mais, e a solução muito complexa esta se tornando inviavel pela questão tempo e custo.

Alguns problemas complexos, por exemplo na area produtiva, quando tentam sistematizar dentro de um ERP muitas vezes fica anti-operacional, e as pessoas acabam recorrendo a planilha, deixando o ERP como fonte de registro de dados já consolidados. Isso não é incomum, muito pelo contrário, demonstra claramente, que algumas soluções tendem a ficar fora do ERP, ate porque muitas vezes a implementação de determinados processos dentro do ERP muitas vezes implica em perda de flexibilidade, além dos altos custos e tempo para as implementações.

Soluções mais simples, custam menos, são mais fáceis e ágeis de serem implementadas, e consequentemente o resultado vem bem mais rápido, ou seja, o ROI tem uma garantia muito maior de ser atingido.

Dentro deste contexto, o melhor do ERP é aquele que implementa todas as operações "padrão" de um conjunto de seguimentos empresariais, mas tem uma grande capacidade de descer no detalhe e implementar processos complexos caso seja necessário, mas dentro de um custo e prazo viável. Resumindo, estamos reunindo dois atributos essenciais: Simplicidade + Flexibilidade.

No caso, empresas com processos muito específico que queiram sistematiza-los dentro do ERP, terão que fazer a conta do custo-benefício e decidir pela implementação ou não, sendo que em alguns casos, a implementação destes processos podem até custar mais do que a implementação do ERP todo, no modelo "padrão", mas ai, o benefício tem que compensar.

Por outro lado, empresas com processos proximos do padrão, terão uma implementação rápida e a um custo baixo, e o melhor, sem a necessidade de estruturas complexas de infra estrutura de TI dentro da empresa, o que acaba exigindo também a contratação de profissionais especializados para manter tais estruturas, ou seja, aumento de custos fixos.

O "Simples" também é mais fácil de implantar, entender, e ser assimilada pela organização, além de reduzir resistências internas no momento da implantação. Então porque as organizações estão caminhando para soluções cada vez mais complexas e custosas:

• Será porque a gestão do negócio esta ficando cada vez mais complexo ?
• Será porque os processos tendem a ficar cada vez mais personalizado para cada negócio ?
• Ou será porque culturalmente tendemos a implementar soluções mais sofisticadas e complexas ?
• Ou será porque estamo sempre "sonhando" que Soluções complexas podem ser a solução para a simplificação dos problemas empresariais ?
• Ou será porque a maioria das grandes empresas optam por soluções grandes e complexas, e teoricamente funcionam bem ?

Não importa as razões, cada empresa deve levar em conta a cultura organizacional antes da seleção da melhor solução de Software de Gestão (ERP), pois grandes soluções já frustraram muitas empresas após a sua implementação, justamente porque a cultura empresarial não estava preparada para o ERP comprado, e também porque muitas vezes o modelo funcional do ERP não atendia ao modelo de negócio da empresa.

De qualquer forma, considere sempre a possibilidade de implementar o "Simples", não só pelo custo menor, mas principalmente pelo risco menor, e pelo retorno em um tempo menor, pois afinal de contas, mesmo com a evolução das tecnicas de gestão, tempo e custo ainda são variáveis fundamentais para o sucesso e continuidade do negócio.

- Osvaldo L Aoki - 13.10.2009 -